Felt som savnes i Noark 5

[Petter Reinholdtsen]

[Mona Henriksen]
> I Noark 4 var det et felt i tabellen AVSMOT som het AM.REF
> (referanse). Dette feltet finner jeg ikke i Noark 5 eller i
> tjenestegrensesnittet. Det er med i GI-standarden.

For å være sikker på at jeg forstår det korrekt, når du skriver
GI-standarden så snakker du om GeoIntegrasjons-standarden omtalt på
<URL: http://geointegrasjon.no/standard/ >?

Jeg tok en titt i den og mistenker du enten henviser til felt noekkel
under punkt 4.4.5 EksternNoekkel eller feltet deresReferanse under punkt
4.4.8 Korrespondansepart, som begge ser ut til å ha felt for eksterne
referanser.

Jeg startet på en mangelmelding om temaet, men det gjenstår endel
arbeide før den er ferdig.  Her er foreløbig utkast, se git for
oppdatert utgave.

Savner standardisert felt for ekstern dokumentreferanse
=======================================================

 ------------------  ---------------------------------
           Prosjekt  NOARK 5
           Kategori  Versjon 4.0
        Alvorlighet  kommentar
       Meldingstype  utelatt
    Brukerreferanse  pere at hungry.com>
        Dokumentdel  
         Sidenummer  
        Linjenummer  n/a
    Innsendingsdato  ikke sendt inn
 ------------------  ---------------------------------

Denne teksten er del av en samling innspill til NOARK5-standarden
tilgjengelig fra
[https://github.com/petterreinholdtsen/noark5-tester/](https://github.com/petterreinholdtsen/noark5-tester/).

Beskrivelse
-----------

Korrespondanse mellom organisajoner og etater har gjerne intern og
ekstern referanse som gjør det enklere for mottaker å finne korrekt
sak/mappe.  I offentlig forvaltning brukes gjerne saksid
(dvs. saksår/saksnummer), mens ikke-offentlige instanser gjerne har
andre strukturer på sine referanser.  Disse verdiene er ofte oppgitt i
brevhodet som 'Vår referanse' og 'Deres referanse'.

I Noark 4 var det et felt i tabellen AVSMOT (avsender/mottaker) som
het AM.REF (referanse) som kunne brukes til denne eksterne referansen.
Dette feltet ser ut til å være forsvunnet fra spesifikasjonen av Noark
5, og det er ikke åpenbart hvordan ekstern referanse kan tas vare på i
en Noark 5-løsning.

Feltet er et svært aktuelt felt å bruke blant annet i integrasjoner
med andre systemer, der det eksterne systemets ID kan lagres som en
ekstern referanse for å kunne søke opp aktuelle dokumenter og saker.
Det er dessuten svært nyttig å legge inn ekstern referanse i arkviet
for å effektivt kunne søke etter når en skal finne aktuell sak/mappe
for innkommende brev.

Tilsvarende felt finnes i GeoIntegrasjons-standarden omtalt på
`http://geointegrasjon.no/standard/`, både som felt noekkel (muligens
det samme som SakEksternNoekkel, referanseEksternNoekkel,
referanseMappeEksternNoekkel etc.) under punkt 4.4.5 EksternNoekkel
eller feltet deresReferanse under punkt 4.4.8 Korrespondansepart, som
begge ser ut til å ha felt for eksterne referanser.

Vi foreslår at et tekststrengfelt for ekstern referanse legges inn i
metadatakatalogen og i dokumentbeskrivelse.

Denne mangelmeldingen er basert på tips fra Mona Henriksen i
Fredrikstad kommune, som etterlyste tilsvarende felt i Arkivfaglig
forum på Facebook i 2016.

Ønsket endring
--------------

FIXME finn på feltnavn og hvor det bør inn i Noark 5-standarden.

-- 
Vennlig hilsen
Petter Reinholdtsen