SV: Felt som savnes i Noark 5

[Henriksen Mona]

Hei, denne hadde visst havnet i søppelposten, så jeg fant den ikke før nå...

Jeg svarte på spørsmålet ditt under "Monas kommentar".

Hilsen Mona, Fredrikstad kommune


-----Opprinnelig melding-----
Fra: Petter Reinholdtsen [mailto:petter.reinholdtsen at usit.uio.no] På vegne av Petter Reinholdtsen
Sendt: onsdag 19. juli 2017 21:24
Til: Henriksen Mona <mohe at fredrikstad.kommune.no>; nikita-noark at nuug.no
Emne: Re: Felt som savnes i Noark 5


Hei.

Tar diskusjonen tilbake til epostlisten, da dette er langt utenfor mitt kompetanseområde og jeg håper andre kan komme med innspill.

[Mona Henriksen]
> Beklager at jeg ikke har svart deg, det var svært travelt i 
> ferieinnspurten. Jeg tenker på geointegrasjonsstandarden ja. Jeg ser i 
> datamodell for journalpost og det er deresReferanse under 
> korrespondansepart jeg mener.

Nettopp.

> I din første mail lurer du på om referanse egentlig hører hjemme under 
> korrespondansepart. Jeg mener det, når vi registrerer post inn, bruker 
> vi feltet til å registrere avsenders referanse. Du kan godt si at 
> avsenders referanse er knyttet til dokumentet vi mottar, men i 
> realiteten er det ofte knyttet til journalpost, da det er vanlig å 
> bruke løpenr/saksnr-doknr. Noen bruker saksbehandlers navn som 
> referanse (gjerne privat næringsliv), og da mener jeg det er rimelig å 
> knytte mot avsender/mottaker.
> Feltet er også veldig aktuelt å bruke i integrasjoner 
> (ref.skjermdumpen i mailen min fra facebooktråden i arkivfaglig 
> forum).

Dette forstår jeg ikke helt.  Jeg trodde slike referanser var egenskaper med dokumenter, ikke med journalposter og korrespondanseparter?  Jeg er enig i at verdien _kan_ kobles til dokument via journalpost og korrespondansepart, men ser ikke helt gevinsten med slik indirekte kobling.  Hva er konkret gevinsten med å ikke legge det inn som et metadatafelt for dokumentbeskrivelse?

Monas kommentar:
En journalpost kan bestå av flere dokumenter, vi har gjerne kun en referanse fra avsender, da måtte vi i så fall registrert samme referanse flere steder. Veldig tungvint f.eks. i byggesaker hvor du fort får 40 vedlegg. Å registrere avsenders referanse en gang (på journalpost eller korrespondansepart, sistnevnte var praksis i Noark 4) er både effektivt og nok for søking.

På den andre side ser jeg et annet bruksomrade for et metadatafelt for ekstern referanse på dokumentbeskrivelse, da en for epost kan legge inn trådstarter-referanse, for å gjøre det enklere å finne dokumenter i samme tråd.
--
Vennlig hilsen
Petter Reinholdtsen