Fra regjeringen: Rapport: Evaluering av norsk arkivstandard

[Petter Reinholdtsen]

Hei.  Hva synes dere om
<URL: https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/rapport-evaluering-av-norsk-arkivstandard/id2611635/ >?


Rapport: Evaluering av norsk arkivstandard

Menon-publikasjon nr. 81/2018 av Sveinung Fjose, Øyvind N. Handberg og
Ole Magnus Stokke

Rapport | Dato: 20.09.2018

Denne evalueringen av Norsk arkivstandard (Noark) er skrevet av Menon
Economics, på oppdrag for Arkivlovutvalget ved Kulturdepartementet.
Evalueringen vurderer Noark sin påvirkning på digital arkivering og
avlevering i norsk offentlig forvaltning, samt standardens påvirkning
på digitalisering i forvaltningen mer generelt.

Les rapporten her:
https://www.regjeringen.no/contentassets/ce0f8b2c87fe4e019b2662d48b2c5a3d/evaluering-av-norsk-arkivstandard---menonrapport.pdf

Utdrag:

Sammendrag og konklusjon

Dette er ikke en evaluering av status for arkivering i Norge. Det er
heller ikke en evaluering av Arkivverket. Dette er  en  evaluering  av
norsk  arkivstandard  (Noark). Etter avtale med oppdragsgiver har vi
evaluert Noark etter følgende problemstillinger: 

1)
som grunnlag for krav til digital journalføring og arkivering hos
statlig og kommunal arkivskaper

2)
som grunnlag for avlevering av digitale arkiver til statlig og
kommunalt depotarkiv

3)
sin betydning for statlige og kommunale felleskomponenter 
og fellesløsninger

4)
sin påvirkning på arbeidet med digitalisering i offentlig forvaltning
mer generelt

[...]

Noark sin påvirkning på arbeidet med digitalisering i offentlig
forvaltning mer generelt

Vi vurderer at Noark har hatt negativ effekt på digitalisering i
offentlig forvaltning mer generelt. Selv om Noark har bidratt positivt
til utvikling av løsninger som E-innsyn, finner vi at den samlede
effekten er negativ. Bakgrunnen for denne vurderingen er blant annet:

- Noark bidrar etter vår vurdering til at konkurransen mellom aktørene
som tilbyr Noark-godkjente løsninger dreier seg mer om pris og salg
gjennom eksisterende kunderelasjoner og eksisterende tekniske
løsninger enn innovasjon og utvikling av nye løsninger. Markedet for
Noark-sertifiserte systemer er stabilt. Få nye aktører har etablert
seg de senere år. Offentlig sektor får som følge av dette ikke trukket
tilstrekkelig nytte av den innovasjon som foregår knyttet til
digitalisering og samhandling i andre land og i privat sektor.

- Å benytte et Noark-godkjent system kan virke som en sovepute og
bremsekloss for utvikling av nye systemer som presumptivt bedre legger
til rette for effektiv tjenesteproduksjon, men som kan være i strid
med deler av standarden.

Disse konserverende og kompliserende effekter av Noark bidrar til
sub-optimalt opptak av kostnadsreduserende og produktivitetsfremmende
løsninger som enten er tilgjengelig for bruk i markedet i dag, eller
som er under utvikling.

Det er en nær sammenheng mellom innovasjon og produktivitetsvekst
(Meld. St. 29 2016-2017). Finansdepartementet peker i
perspektivmeldingen på bruk av IKT som et av de viktigste virkemidler
for økt produktivitetsvekst i offentlig sektor. Finansdepartementet
(Meld. St. 29 2016-2017) har vist at en halv prosent økning av
produktivitetsveksten i offentlig sektor kan gi besparelser på 7,5
prosent av BNP i 2060. 

Til illustrasjon er 7,5 prosent av Norges BNP i 2017 247 milliarder
kroner. De samfunnsøkonomiske konsekvensene av en samlet negativ
utvikling på digitalisering som følge av Noark er således betydelige,
og betydelig høyere enn kostnadene ved å forvalte arkiv i tråd med
Noark.

Konklusjon og anbefalinger

Etableringen av Noark bidro til en nødvendig og god standardisering av
fangst og lagring av arkivverdig materiale. Så lenge
dokumentproduksjonen i mindre grad var digital eller den elektroniske
produksjonen og forvaltningen tilsvarte den analoge versjonen («strøm
på papir»), var effekten av Noark positiv. I den tiltakende
mangfoldige måten dokumenter blir skapt på, som følge av mer
omfattende og annen bruk av ulike digitale verktøy, fungerer ikke
Noark like positivt, og det kan hevdes at effekten også er negativ.

Noarks effekt på fangst og avlevering er ikke åpenbart positiv, og kan
være negativ. Bakgrunnen for den potensielt negative effekten er at
Noark bidrar til et overfokus på korrespondanse, og mindre fokus på
annet bevaringsverdig materiale. Bidragsytende til den potensielt
negative effekten er bakoverkompatibiliteten i Noark 5. Denne bidrar
konserverende til utvikling og bruk av mer digitale og mer automatiske
IKT-systemer. 

Gjennom et fokus på hvor i organisasjonsstrukturen dokumenter oppstår,
virker den kompliserende på bruk og utvikling av IKT-systemer som
tillater eller legger til rette for samhandling mellom ulike
offentlige etater. Vi vurderer derfor at Noark bidrar negativt til
innovasjon og digitalisering i offentlig sektor. Konsekvensen av dette
er lavere enn mulig produktivitetsvekst i offentlig sektor, med
tilhørende betydelige samfunnsøkonomiske konsekvenser, og i kontrast
til enkelte av de tiltak regjeringen fremhever som viktige for å sikre
økt produktivitet.

Å bevare noe for ettertiden har en verdi. At det skal ha en kostnad i
form av noe lavere enn mulig innovasjon og produktivitetsvekst er
naturlig. Samtidig finner vi at Noark potensielt også kan ha negativ
effekt på fangst og bevaring av arkivverdig materiale. Effekten av
Noark kan således potensielt være negativ for både fangst og
arkivering, samt innovasjon og produktivitetsvekst.

Anbefaling

Ved bruk av en særegen norsk standard for arkiv bidrar Noark til et
mer lukket marked for saks- og arkivsystemer i Norge. Dette bidrar
etter vår vurdering til at norsk offentlig sektor ikke drar
tilstrekkelig nytte av den innovasjon som foregår internasjonalt på
feltet. Tydeligere vektlegging på skjønn i fangst og utforming av
dokumentasjon sammen med sterkere innslag av tilsyn kan trolig bidra
til sterkere effekt på fangst og bevaring i en tiltakende mangfoldig
dokumentproduksjon.

Den teknologiske utviklingen på IKT-området er formidabel og legger
til rette for nye former for samhandling og dokumentasjonsproduksjon.
Det er ikke gitt at man gjennom tekniske standarder for fangst og
arkivering klarer å følge utviklingen, slik at man bidrar til at
bevaringsverdig materiale fanges og bevares. Ved å i større grad lene
seg på internasjonale ISO-standarder, kan en sikre et større mangfold
i tilgjengelige sak- og arkivsystemer, og at en bruker systemer hvor
flere enn bare norske aktører deler på utviklingskostnadene.

Større bruk av internasjonale standarder bør ledsages av lovverk og
reguleringer tydeligere vektlegger plikt og skjønn i hva som skal
fanges og utformingen på dokumentasjonen for å bevare bevaringsverdig
materiale. Dette virkemidlet bør ledsages av økt tilsyn for å sikre at
arkivverdig materiale faktisk arkiveres.

-- 
Vennlig hilsen
Petter Reinholdtsen