<html>
<head>
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8">
<meta name="Generator" content="Microsoft Exchange Server">
<!-- converted from rtf -->
<style><!-- .EmailQuote { margin-left: 1pt; padding-left: 4pt; border-left: #800000 2px solid; } --></style>
</head>
<body>
<font face="Calibri" size="2"><span style="font-size:11pt;">
<div>Det har også vært min frustrasjon. Forvaltningen forsøker å gjøre ett problem tungvinte papirprosesser, ved å dytte inn RPA eller etablere avansert AI-baser OCR fortolkning i stedet for å se om prosessene kan digitaliseres på en annen måte . They want
to digitze instead of digitalize. En kollega av meg var opptatt av Conways Law <a href="https://en.wikipedia.org/wiki/Conway%27s_law"><font color="#0563C1"><u>https://en.wikipedia.org/wiki/Conway%27s_law</u></font></a> og det han beskriver - altså at en organisasjon
kun er i stand til å utvikle noe som ligner på det som allerede er der er det grunnleggende problemet. Departementene skaffer klassiske sakarkiver og krever at fagsystemene integreres med hyllevare - uten å spørre hvilket arkivproblem som løses. De lar saksbehandlingen
foregå via e-post og regner med at saksbehandlerne overfører dokumentene til et arkiv de ikke vet hva er eller har bruk for. Samtidig tror forvaltning at løsningen er å sentralisere oppgavene - samle arkivarene ett sted for å jobbe i ett system på samme måte
som jeg jobbet i dagligarkiv i 1997. Så skal de forsøke å spare ressurser ved å erstatte manuelle oppgaver med RPA i stedet for å flytte utfordringene høyere opp i næringskjeden ved å la arkivarene forhåndsbestemme når "it moves" skjer og hva slags regler det
innebærer - og deretter la arkiveringen automatiseres slik man slipper den manuelle journalføringen</div>
<div> </div>
<div>/martin B</div>
<div> </div>
<div>-----Opprinnelig melding-----<br>
Fra: nikita-noark-bounces@nuug.no <nikita-noark-bounces@nuug.no> På vegne av Thomas Sødring<br>
Sendt: søndag 9. mai 2021 13:28<br>
Til: nikita-noark@nuug.no<br>
Emne: Re: Arkivverket vil utvikle AI-løsning for epost-arkivering</div>
<div> </div>
<div>Hei Martin,</div>
<div> </div>
<div>Jeg tror jeg arvet Chris Hurly sin "What, if anything, is records </div>
<div>management" [1] fra deg. Jeg bruker den artikkelen fortsatt i dag. </div>
<div>Faktisk så er det den artikkelen jeg legger mest vekt på i løpet av </div>
<div>semesteret der jeg snakker om elektronisk dokumentasjonsforvaltning. </div>
<div>Alle de tingene han tar opp i 2003 der han ser tilbake de siste 40 årene </div>
<div>er like relevant. Jeg oppfatter at når han snakker om "re-enginering" </div>
<div>(rekonstruering) kontra "automation" (automatisering) så snakker han om </div>
<div>det jeg opplever som frustrerende med deler av forvaltningen i dag. Hos </div>
<div>noen forvaltningsorganer synes jeg at det er tydelig at de driver med </div>
<div>automatisering framfor rekonstruering. Det kan være pga av at når </div>
<div>forvaltningen endelig gjør prosessanalyse kontra kjøpe hyllevare så ser </div>
<div>de på prosessanalyse isolert ut ifra sitt fagperspektiv og ikke </div>
<div>nødvendigvis ser at andre kan ha bruk for data eller koble seg inn i </div>
<div>prosessen. I andre tilfeller endrer man prosesser hos organet for å </div>
<div>tilpasse hyllevaren selv om det har en negativ effekt.</div>
<div> </div>
<div>Så har vi artikkelen på digi [2] som ønsker å gå tilbake til prosessene. </div>
<div>Hverken [2] eller maskinlæring er løsningen når dokumentfangsten / </div>
<div>prosessene ikke er orden. Og hyllevare gjør det vanskeligere. Det blir </div>
<div>en slags enten/eller. Kanskje vi burde se på data i bevegelse. Data som </div>
<div>er i bevegelse er det for en grunn og da bør arkivet være interessert å </div>
<div>se på hvorfor og hva. Husker ikke hvem som sa det, men for at en staten </div>
<div>skal ha penger i kassen så er en tilnærming "If it moves, tax it". </div>
<div>Kanskje gjøre noe lignende med dokumentasjon. "If it moves, record it".</div>
<div> </div>
<div>Selv mistenker jeg at fasiten til denne løsningen kan alt være satt og </div>
<div>det vil ligne Capstone prosjektet fra USA. Man vil se på roller knyttet </div>
<div>til brukere i organisasjonen og leder kommunikasjon vil plukkes ut som </div>
<div>mer relevant.</div>
<div> </div>
<div>Jeg tror Hurley tegner en bilde av organisasjoner som ikke er villig til </div>
<div>å se verdien i dokumentasjon og undergraver dokumentasjonsforvaltningen. </div>
<div>Jeg mistenker at IA også undergraver dokumentasjonsforvaltningen og </div>
<div>framover kan manglende dokumentasjon / digital demens være pga av at </div>
<div>maskinlæringen ikke gjorde jobben sin framfor at en saksbehandler ikke </div>
<div>gjorde jobben sin.</div>
<div> </div>
<div>Jeg synes jeg har snakket med veldig få mennesker som synes </div>
<div>dokumentasjon har verdi. Det virker som om mange har en "kast over </div>
<div>gjerdet" mentalitet der når saken er ferdig må det til arkivet og </div>
<div>arkivet er et svart hull de ikke bryr seg om. Det virker som IA også </div>
<div>følger den gamle tankeprosessen. Skredet i Gjerdrum tror jeg er et godt </div>
<div>eksempel på at plutselig så kan dokumentasjon fra noen år tilbake være </div>
<div>viktig og faktisk ha verdi. Her ser jeg at prosess vil gi en bestemt </div>
<div>innsikt, mens maskinlæring kan gi et annet innsikt.</div>
<div> </div>
<div> - Thomas</div>
<div> </div>
<div>[1] </div>
<div><a href="https://bridges.monash.edu/articles/conference_contribution/What_if_anything_is_records_management/4004529">https://bridges.monash.edu/articles/conference_contribution/What_if_anything_is_records_management/4004529</a></div>
<div> </div>
<div>[2] </div>
<div><a href="https://www.digi.no/artikler/debatt-vil-virkelig-manglende-arkivering-av-epost-bli-et-hull-i-nasjonens-minne/509698">https://www.digi.no/artikler/debatt-vil-virkelig-manglende-arkivering-av-epost-bli-et-hull-i-nasjonens-minne/509698</a></div>
<div> </div>
<div>On 5/9/21 9:49 AM, Martin Bould wrote:</div>
<div>> Dette er en god ide for å løse det som bør være fangst av dokumentasjon fra gårsdagens saksbehandlingsproblem. På sikt bør man kutte ut saksbehandling i offentlig sektor gjennom direkteadressert delvis privatisert meldingsutveksling og tenke at alle
oppgaver og kommunikasjon foregår i spesialiserte eller generelle flater med spesialiserte metadata.</div>
<div>></div>
<div>> Er det slik at det er en rett for den enkelte medarbeider å ha en personvernbeskyttet privat kommunikasjonsadresse i direkte tilknytning til arbeidet som forutsetter at den enkelte aktivt velger hva de ønsker å dokumentere basert på eget tilfeldig skjønn?</div>
<div>></div>
<div>> Med hilsen</div>
<div>></div>
<div>> Martin Bould</div>
<div>> Ciber Norge AS</div>
<div>> Telefon 99024972</div>
<div>> Sendt fra telefonen min</div>
<div>></div>
<div>>> 9. mai 2021 kl. 01:55 skrev Thomas Gramstad <<a href="mailto:thomas.gramstad@ub.uio.no">thomas.gramstad@ub.uio.no</a>>:</div>
<div>>></div>
<div>>> Arkivverket vil utvikle AI-løsning for epost-arkivering:</div>
<div>>></div>
<div>>> Pilotprosjekt skal løse Arkivverkets store e-postutfordring</div>
<div>>> <a href="https://www.arkivverket.no/nyheter/pilotprosjekt-skal-lose-arkivverkets-store-e-postutfordring">https://www.arkivverket.no/nyheter/pilotprosjekt-skal-lose-arkivverkets-store-e-postutfordring</a></div>
<div>>></div>
<div>>> Mvh,</div>
<div>>></div>
<div>>> Thomas Gramstad_______________________________________________</div>
<div>>> nikita-noark mailing list</div>
<div>>> <a href="mailto:nikita-noark@nuug.no">nikita-noark@nuug.no</a></div>
<div>>> <a href="https://lists.nuug.no/mailman/listinfo/nikita-noark">https://lists.nuug.no/mailman/listinfo/nikita-noark</a></div>
<div>> _______________________________________________</div>
<div>> nikita-noark mailing list</div>
<div>> <a href="mailto:nikita-noark@nuug.no">nikita-noark@nuug.no</a></div>
<div>> <a href="https://lists.nuug.no/mailman/listinfo/nikita-noark">https://lists.nuug.no/mailman/listinfo/nikita-noark</a></div>
<div>_______________________________________________</div>
<div>nikita-noark mailing list</div>
<div><a href="mailto:nikita-noark@nuug.no">nikita-noark@nuug.no</a></div>
<div><a href="https://lists.nuug.no/mailman/listinfo/nikita-noark">https://lists.nuug.no/mailman/listinfo/nikita-noark</a></div>
<div> </div>
</span></font>
</body>
</html>