Jeg har tenkt litt i det siste på hvordan kassasjon bør fungere i
Nikita, og har noen notater. En nyttig kilde er
<URL: https://www.arkivverket.no/for-arkiveiere/bevaring-og-kassasjon/om-bevaring… >,
samt N5- og N5TG-spesifikasjonene. Jeg forsøker her å beskrive hvordan
jeg forstår Kassasjon i relasjon til Nikita og N5TG.
Hvis jeg forstår det riktig, slå er Kassasjons-elementet ment å notere
intensjon om kassering. Elementet er i dag del av Arkivdel, Klasse,
Mappe, Registrering og Dokumentbeskrivelse, som alle kan ha en eller
ingen kassasjonselementer. Elemtet ser i TG i dag slik ut:
class Kassasjonsvedtak <<codelist>> {
+Bevares = B
+Kasseres = K
+Vurderes senere = G
}
class Kassasjon <<dataType>> {
+kassasjonsvedtak : Kassasjonsvedtak
+kassasjonshjemmel : string [0..1]
+bevaringstid : integer
+kassasjonsdato : datetime
}
En kan her notere om ting skal bevares, vurderes senere eller kasseres.
Aktuell verdi for kassasjonsvedtak er her "K=kasseres". Når en ser på
et klassifikajonssystem som fupperåd, så er det der lagt inn informasjon
om bevaringstid. Antall år kan legges inn i Kassasjon.bevaringtid for
hver klasse der slikt er definert. Dette lar arkivet ta vare på
intensjon om kassering. Et kassasjonselement gjelder for alle
underliggende instanser, slik at et element i Klasse vil gjelde for alle
underklasser, mapper, registreringer, dokumentbeskrivelser og
dokumentobjekter, med mindre de overstyres av kassasjonselementer i
underliggende entiteter.
Selve kassasjonen kan enten skje automatisk, eller med manuelle rutiner
der noen søker opp alle dokumentobjekter (med tilhørende
dokumentbeskrivelser, registreringer, mapper) der aktuell dato
(opprettetdato?) er mer enn bevaringstid antall år siden, eller der
kassasjonsdato er passert. En kassasjon innebærer at en
dokumentobjekt-instans slettes. Tilhørende fil slettes også hvis det
var siste referanse til filen. N5-spesifikasjonen sier at det bør være
mulig å angre kassasjon, slik at det bør være en mekanisme for tostegs
sletting, der først referanser markeres for sletting, for så senere
gjennomføre den fysiske slettingen. Øvrige instanser
(dokumentbeskrivelse, registrering, mappe) kasseres aldri. I
forbindelse med sletting (umiddelbart før eller etter), legges det inn
en UtfoertKassasjon-entitet i dokumentobjektets
foreldre-dokumentbeskrivelse. Disse kan i dag legges inn i Arkivdel og
Dokumentbeskrivelse, og ser slik ut:
class UtfoertKassasjon <<dataType>> {
+kassertDato : datetime [0..1] [1..1]
+kassertAv : string [0..1] [1..1]
+referanseKassertAv : SystemID [0..1] [1..1]
}
Her noteres altså at det eksisterte et eller annet under
dokumentbeskrivelse som er blitt slettet på kassertDato. I og med at
det ikke kan noteres informasjon om hvilket dokumentobjekt som ble
kassert, virker det nærliggende å anta at alle barn av en
dokumentbeskrivelse kasseres samtidig. N5 gjør det klart at en ikke
skal kunne kassere journalposter (aka registreringer) og saksmapper (aka
mapper) som er notert å skape presedens. Jeg antar det betyr at en
heller ikke kan kassere dokumentobjekter i slike mapper og
registreringer.
Jeg mistenker det også bør opprettes en UtfoertKassasjon på arkivdelnivå
når en arkivdel er avsluttet og en har utført kassasjon på alt under
arkivdelen, for å notere at en ikke trenger tenke mer på det for alt
materiale under denne.
Slik kassasjon kan da utføres med en API-klient som søker ut aktuelle
dokumentobjekt-instanser. Jeg mistenker det er lurt å legge inn
UtfoertKassasjon-elementer før sletting av dokumentobjekter, i tilfelle
databasen faller ned i prosessen, for å sikre at en ikke mister kobling
til en fil før det er notert at filen er kassert.
Stemmer denne beskrivelsen med deres forståelse av hvordan kassering
skal gjøres med N5TG og Nikita?
--
Vennlig hilsen
Petter Reinholdtsen
<https://codeberg.org/AamotEngineering>
<https://codeberg.org/AamotEngineering/arkivarium-core-java>
<https://codeberg.org/AamotEngineering/arkivarium-core-gtk>
On November 9, 2024 at 6:43:56 am +01:00, ole(a)aamot.software wrote:
> Hei Thomas og Per Christian!
> Tusen takk for tilbakemeldingen!
> Klassifikasjonssystemet til Oslo kommune ser veldig nyttig ut, og det vil være flott å kunne legge inn dette i Nikita på en smidig måte. Jeg tror at både fupperåd og klassifikasjonssystemet vil være verdifulle tillegg, og ser for meg at et eget repo kan være en god måte å vedlikeholde dem på, i alle fall til vi finner en langsiktig løsning.
> Om det er ønskelig, kan jeg selvfølgelig bidra med koden jeg har, slik at alt er samlet på ett sted.
> Dere finner Nikita GTK 0.2.0 på <http://as.engineering/Prototypes/nikita-gtk/nikita-gtk-0.2.0.tar.xz> - men denne er kun en prototype på GTK grensesnitt til Nikita foreløpig.
> Takk igjen for samarbeidet og for all innsikt!
>
> Vennlig hilsen
> Ole
>
> On October 29, 2024 at 10:03:09 am +01:00, Thomas John Sødring via nikita-noark <nikita-noark(a)nuug.no> wrote:
>
> > Tusen takk for litt voksenopplæring per.review. Dette med punycode visste jeg ikke!
> >
> > Takk for deling av pythonkode for å konvertere. Alle sånne ting er kjempenyttig og gjør det enklere når andre skal jobbe med det.
> >
> > Her er Oslo kommune sitt klassifikasjonssytem
> >
> > <https://codeberg.org/noark/classy/src/branch/main/OKA/ok_klassifikasjonssyt…>
> >
> > Jeg tar gjerne og legger til fupperåd også
> >
> > Målet med disse to er at de enkelt skal kunne importeres inn i nikita. Akkurat nå kan de kanskje vedlikeholdes i eget repo. Om du ønsker så kan din kode også tas inn her.
> >
> > Thomas
> >
> >
> >
> > Fra: per.review(a)mailbox.org <per.review(a)mailbox.org>
> > Sendt: mandag 28. oktober 2024 22:14
> > Til: Thomas John Sødring <tsodring(a)oslomet.no>
> > Kopi: Petter Reinholdtsen <pere(a)hungry.com>; nikita-noark(a)nuug.no <nikita-noark(a)nuug.no>
> > Emne: Re: UiOs klassifikasjonssystem og tilgangsregime
> >
> > [Du mottar ikke ofte e-post fra per.review(a)mailbox.org. Finn ut hvorfor dette er viktig på <https://aka.ms/LearnAboutSenderIdentification> ]
> >
> > Fupperåd.no et hemmelig våpen for å spre malware? Langt ifra! At
> > nettadressen av og til formateres mer tvilsomt som xn--fupperd-jxa[.]no,
> > som Punycode, er prisen den må betale for å ha en å i navnet. Se
> > https://eur02.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fen.wikipe… <https://en.wikipedia.org/wiki/Punycode>
> >
> > Inspirert av denne e-posttråden har jeg nå flikket litt på
> > Python-applikasjonen jeg har brukt for å lese Fuppen fra det regnearket
> > UiB mottak fra UH sak-prosjektet den gang, og generere nettsiden. Nå kan
> > den lese et slikt regneark og generere et JSON-objekt med et hierarki av
> > tilsvarende Noark 5-klasser. Den umiddelbare nytteverdien er begrenset,
> > men dette kan brukes som utgangspunkt når varianter av Fuppen skal
> > implementeres som klassifikasjonssystem her og der i fremtiden.
> >
> > Det var ellers en interessant øvelse å representere opplysningene om de
> > enkelte prosessene i Fuppen i et klasse-objekt. Det er tydelig at de som
> > lagde Fuppen, ikke hadde dette i tankene. Det finnes for eksempel ofte
> > ikke passende opplysninger til kassasjon.kassasjonshjemmel-feltet … Et
> > eksempel (her selvsagt med mine subjektive valg om hvilke opplysninger
> > som havner hvor):
> >
> > ```
> > {
> > "klasseID": "A.a.09",
> > "tittel": "Avholde m\u00f8ter i fora og nettverk",
> > "beskrivelse": null,
> > "noekkelord": "Innkalling, saksdokumenter, referat, informasjon/tilr\u00e5ding til besluttende myndighet",
> > "kassasjon": {
> > "kassasjonsvedtak": "Kasseres",
> > "kassasjonshjemmel": "Kortvarig administrativ interesse",
> > "bevaringstid": 10,
> > "kassasjonsdato": null
> > }
> > ```
> >
> > Kildekoden til applikasjonen er her: https://eur02.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fgit.app.u… <https://git.app.uib.no/pcg/fup>
> > JSON-filer finnes i mappen /tests/test_fuppebehandler.
> >
> > Jeg har også oppdatert fupperåd.no med litt informasjon om
> > applikasjonen.
> >
> > Jeg har jobbet til og fra med en revidert versjon av Fuppen som UiB
> > trolig vil ta i bruk som primært klassifikasjonsystem ved neste
> > periodisering av arkivet. Jeg har håper å kunne publisere utkastet på en
> > slik måte at det enkelt kan sammenlignes med den opprinnelige Fuppen.
> >
> > Ellers tviler jeg på at Fuppen har opphavsrettslig vern, jf. åndsverkloven §
> > 14. Men jeg er ingen ekspert.
> >
> > Per Christian
> >
> > PS: Jeg vil gjerne se din JSON-representasjon av Oslo kommunes
> > klassifikasjonssystem, Thomas! :)
> >
> > Thomas John Sødring via nikita-noark <nikita-noark(a)nuug.no> [2024-10-18 17:16 +0200]:
> > > Veldig spennende og takk for at du deler Petter! Er det noen åndsverksbegrensninger på det?
> > >
> > > Min første tanke er fupperåd dot no peker til en web-adresse som ser ut som en klassisk spam webadresse som brukes for å dele malware.
> > >
> > > xn--fupperd-jxa dot no
> > >
> > > Se i developer tools i nettleseren. Det andre som gjorde at jeg tidligere faktisk trodde at dette klassifikasjonssystem var tull er jeg mener å huske at Norsk Arkivråd har hatt et klassifikasjonssystem knyttet opp mot arbeidet til et fiktivt "supperåd" som de utarbeidet et klassifikasjonssystem for opplæringsformal. Det er jo et spill på ordet supperåd kanskje, med logoet av bolle med suppe.
> > >
> > > Min tredje tanke er at det er nok et klassifikasjonssystem som utvikles og forvaltes i xlsx format. Jeg forstår at mange som jobber med dette antageligvis ikke har kompetanse til å jobbe med json, yml eller xml. Men, jeg tenker at når det er ferdig utviklet så burde det gjøres et arbeid til å få dette til JSON format slik at det kan forvaltes åpent med sporbarhet med en git løsning.
> > >
> > > Jeg har tatt Oslo kommune sin klassifikasjonssystem og konvertert det til JSON men ikke hatt tid til å kvalitetsikre det. Så den ligger lokalt. Om det ikke finnes en JSON variant av dette så vil jeg nok gjøre det samme, så får vi i hvert fall tatt det inn i nikita repoet og forvalte vår kopi med sporing.
> > >
> > > Jeg har et håp om å få dette inn i nikita etterhvert. Ellers har KS kommet med nye K-koder
> > >
> > > https://eur02.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fwww.kf.no… <https://www.kf.no/faglitteratur/ovrige-utgivelser/k-koder-kommunenes-arkivn…>
> > >
> > > Det er en stund siden jeg prøvde å få lov til å bruke K-koder i nikita, men sist viste det seg at KS ikke var interessert å gi studentene fri tilgang til det klassifikasjonssystem som kommunene bruker.
> > >
> > > Thomas
> > >
> > >
> > > ________________________________
> > > Fra: Petter Reinholdtsen <pere(a)hungry.com>
> > > Sendt: fredag 18. oktober 2024 16:38
> > > Til: nikita-noark(a)nuug.no <nikita-noark(a)nuug.no>
> > > Emne: UiOs klassifikasjonssystem og tilgangsregime
> > >
> > >
> > > Jeg spurte Lars Oftedal ved UiO om en kunne bruke UiOs planlagt brukte
> > > klassifikasjonssystem for arkiv og saksbehandling i Nikita, og i
> > > undervisning av arkivarer. Jeg fikk beskjed om at de har tenkt å bruke
> > > UH-sektorens felles bevarings-/kassasjonsplan. Den går under navnet
> > > FUP, Funksjon, Underfunksjon, Prosess, og er beskrevet på
> > > <URL: https://eur02.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fxn--fuppe…<https://eur02.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fxn--fuppe…> <https://xn--fupperd-jxa.no/> >, se også vedlagte Excel-regneark.
> > >
> > > Det kan være et nyttig supplement til Oslo kommunes
> > > klassifikasjonssystem.
> > > --
> > > Vennlig hilsen
> > > Petter Reinholdtsen
> >
> > > _______________________________________________
> > > nikita-noark mailing list -- nikita-noark(a)nuug.no
> > > To unsubscribe send an email to nikita-noark-leave(a)nuug.no
> > _______________________________________________
> > nikita-noark mailing list -- <nikita-noark(a)nuug.no>
> > To unsubscribe send an email to <nikita-noark-leave(a)nuug.no>
> >
>