1. Innledning
Denne betenkningen tar for seg det rettslige skillet mellom privatrettslige og offentlige arkiver, med særlig fokus på hvilke regler som gjelder for innsyn i slike arkiver. Hovedformålet er å klarlegge hvilke rettskilder som regulerer innsynsbegjæringer, og hvordan de anvendes ulikt avhengig av om arkivet tilhører en offentlig eller en privat aktør.
2. Offentlige arkiver
2.1 Definisjon og rettsgrunnlag
Et offentlig arkiv defineres etter arkivloven § 2 bokstav a som "arkiv skapt av, mottatt av eller sendt ut fra et offentlig organ som ledd i dets virksomhet". Dette omfatter statlige, fylkeskommunale og kommunale organer, inkludert direktorater, etater, universiteter og departementer.
Rettstilstanden er slik at offentlig arkivmateriale i utgangspunktet er underlagt offentlighetsprinsippet, jf. offentleglova (offentlighetsloven) § 3, som fastsetter at saksdokumenter i forvaltningen er offentlige med mindre det foreligger et unntak i lov eller forskrift.
2.2 Krav om innsyn
Enhver har rett til innsyn i offentlige arkiver, forutsatt at dokumentet er et saksdokument og at det ikke foreligger lovhjemlet unntak, jf. offentleglova §§ 3 og 9.
Dersom et dokument er unntatt fra offentlighet, kan det fortsatt gis delvis innsyn, eller etter skjønnslig vurdering gis fullt innsyn, jf. offentleglova §§ 11 og 12.
Ved avslag på innsynsbegjæring, skal det gis skriftlig begrunnelse, og vedkommende har rett til å klage, jf. offentleglova § 32.
3. Privatrettslige arkiver
3.1 Definisjon og rettslig karakter
Et privatrettslig arkiv er dokumentasjon som er skapt eller samlet inn av private rettssubjekter, det vil si fysiske personer, foreninger, stiftelser, selskaper, m.m. Disse arkivene er ikke underlagt arkivloven eller offentleglova.
Privatrettslige arkiver kan likevel ha stor samfunnsmessig, historisk eller forskningsmessig verdi. I slike tilfeller kan de avleveres frivillig til Arkivverket eller andre institusjoner med arkivfaglig ansvar.
3.2 Innsyn i private arkiver
Det foreligger ingen generell rett til innsyn i privatrettslige arkiver, med mindre:
* Arkivet er avlevert til et offentlig arkivinstitusjon som følger spesifikke retningslinjer (for eksempel Arkivverket).
* Det er avtalt innsynsrett gjennom kontrakt eller avtale.
* Det foreligger særlovgivning som gir innsyn (f.eks. arbeidsmiljøloven, personopplysningsloven, regnskapsloven).
I tillegg kan personopplysningsloven og GDPR gi rett til innsyn i personopplysninger som behandles av private aktører, jf. personopplysningsloven § 16 og GDPR art. 15.
4. Sammenlikning og hovedforskjeller