Har dokumentasjon verdi? Har vi et kast-over-gjerdet mentalitet til dokumentasjonsforvalting?

[Thomas Sødring]

Hei,

Gjerdrum kommune (raset og rapporten som så på dokumentasjon:epost) er 
et godt eksempel der verdien av dokumentasjon kan bety mye for en 
organisasjon.  Man kan si at dokumentasjon "ikke har verdi før det har 
verdi". Du vet ikke hvordan dokumentasjonen du forvalter har verdi før 
du trenger det. Du vet ikke hvilken dokumentasjon er viktig å bevare så 
det er viktig å bevare så mye som mulig.

I dag tidlig kunne vi lese at Stortinget er kanskje også en organisasjon 
som ikke bryr seg om dokumentasjon og arkiv. NRK forteller at "Flere 
sentrale dokumenter om pendlerbolig er enten slettet eller på annen måte 
forsvunnet fra Stortingets arkiver, melder Aftenposten."

    https://www.nrk.no/nyheter/pendlerdokumenter-borte--1.15747603

Norge har et kast-over-gjerdet mentalitet til dokumentasjon, eller 
kanskje en Schrödingers katt forhold til det, en slags 
Schrödingersdokumentasjon.

Stortingssaken her er et godt eksempel på min bekymring at Arkivverkets 
ønsker at saksbehandlere ikke skal tenke på arkiv kan føre til en 
undergraving eller nedbygging av dokumentasjonsforvaltning. Hvorfor skal 
vi ikke tenke på dokumentasjonsforvaltning? Hvorfor kan ikke 
dokumentasjonsforvaltning være noe som er viktig og gjennomsyret i alle 
ledd i organisasjonen. Der ansvar er trygt plassert på alle nivåer (ref 
GARP-prinsppene). Hvorfor skal vi skamme oss over 
dokumentasjonsforvaltning?

Dokumentasjonsforvaltning er noe som skal styrkes i organisasjoner 
gjennom å gi arkivet verdi. Jo mer vi samler i arkivet jo mer verdi 
arkivet har. Arkivet skal ha en sentral plass i organisasjonen, det skal 
løftes. Ansvarspulverisering og desentralisering er ikke veien å gå.

Om ingenting annet er dette en påminnelse om farene ved migrering og 
migrering funger kun dersom du har 100% kontroll!

Med forbehold at det som rapporteres om Stortingets arkivet er korrekt 
og at de ikke plutselig finner dokumentasjonen på en server eller 
backup. Dette er en tragedie, en skandale! Dersom Stortinget ikke har 
kontroll på sin dokumentasjonen, hvorfor skal vi forvente at 
forvaltningsorganer skal ha det?