Re: Arkivverket vil utvikle AI-løsning for epost-arkivering

[Thomas Sødring]

Hei Martin,

Jeg tror jeg arvet Chris Hurly sin "What, if anything, is records 
management" [1] fra deg. Jeg bruker den artikkelen fortsatt i dag. 
Faktisk så er det den artikkelen jeg legger mest vekt på i løpet av 
semesteret der jeg snakker om elektronisk dokumentasjonsforvaltning. 
Alle de tingene han tar opp i 2003 der han ser tilbake de siste 40 årene 
er like relevant. Jeg oppfatter at når han snakker om "re-enginering" 
(rekonstruering) kontra "automation" (automatisering) så snakker han om 
det jeg opplever som frustrerende med deler av forvaltningen i dag. Hos 
noen forvaltningsorganer synes jeg at det er tydelig at de driver med 
automatisering framfor rekonstruering. Det kan være pga av at når 
forvaltningen endelig gjør prosessanalyse kontra kjøpe hyllevare så ser 
de på prosessanalyse isolert ut ifra sitt fagperspektiv og ikke 
nødvendigvis ser at andre kan ha bruk for data eller koble seg inn i 
prosessen. I andre tilfeller endrer man prosesser hos organet for å 
tilpasse hyllevaren selv om det har en negativ effekt.

Så har vi artikkelen på digi [2] som ønsker å gå tilbake til prosessene. 
Hverken [2] eller maskinlæring er løsningen når dokumentfangsten / 
prosessene ikke er orden. Og hyllevare gjør det vanskeligere. Det blir 
en slags enten/eller. Kanskje vi burde se på data i bevegelse. Data som 
er i bevegelse er det for en grunn og da bør arkivet være interessert å 
se på hvorfor og hva. Husker ikke hvem som sa det, men for at en staten 
skal ha penger i kassen så er en tilnærming "If it moves, tax it". 
Kanskje gjøre noe lignende med dokumentasjon. "If it moves, record it".

Selv mistenker jeg at fasiten til denne løsningen kan alt være satt og 
det vil ligne Capstone prosjektet fra USA. Man vil se på roller knyttet 
til brukere i organisasjonen og leder kommunikasjon vil plukkes ut som 
mer relevant.

Jeg tror Hurley tegner en bilde av organisasjoner som ikke er villig til 
å se verdien i dokumentasjon og undergraver dokumentasjonsforvaltningen. 
Jeg mistenker at IA også undergraver dokumentasjonsforvaltningen og 
framover kan manglende dokumentasjon / digital demens være pga av at 
maskinlæringen ikke gjorde jobben sin framfor at en saksbehandler ikke 
gjorde jobben sin.

Jeg synes jeg har snakket med veldig få mennesker som synes 
dokumentasjon har verdi. Det virker som om mange har en "kast over 
gjerdet" mentalitet der når saken er ferdig må det til arkivet og 
arkivet er et svart hull de ikke bryr seg om. Det virker som IA også 
følger den gamle tankeprosessen. Skredet i Gjerdrum tror jeg er et godt 
eksempel på at plutselig så kan dokumentasjon fra noen år tilbake være 
viktig og faktisk ha verdi. Her ser jeg at prosess vil gi en bestemt 
innsikt, mens maskinlæring kan gi et annet innsikt.

  - Thomas

[1] 
https://bridges.monash.edu/articles/conference_contribution/What_if_anything_is_records_management/4004529

[2] 
https://www.digi.no/artikler/debatt-vil-virkelig-manglende-arkivering-av-epost-bli-et-hull-i-nasjonens-minne/509698

On 5/9/21 9:49 AM, Martin Bould wrote:
> Dette er en god ide for å løse det som bør være fangst av dokumentasjon fra gårsdagens saksbehandlingsproblem. På sikt bør man kutte ut saksbehandling i offentlig sektor gjennom direkteadressert delvis privatisert meldingsutveksling og tenke at alle oppgaver og kommunikasjon foregår i spesialiserte eller generelle flater med spesialiserte metadata.
>
> Er det slik at det er en rett for den enkelte medarbeider å ha en personvernbeskyttet privat kommunikasjonsadresse i direkte tilknytning til arbeidet som forutsetter at den enkelte aktivt velger hva de ønsker å dokumentere basert på eget tilfeldig skjønn?
>
> Med hilsen
>
> Martin Bould
> Ciber Norge AS
> Telefon 99024972
> Sendt fra telefonen min
>
>> 9. mai 2021 kl. 01:55 skrev Thomas Gramstad <thomas.gramstad at ub.uio.no>:
>>
>> Arkivverket vil utvikle AI-løsning for epost-arkivering:
>>
>> Pilotprosjekt skal løse Arkivverkets store e-postutfordring
>> https://www.arkivverket.no/nyheter/pilotprosjekt-skal-lose-arkivverkets-store-e-postutfordring
>>
>> Mvh,
>>
>> Thomas Gramstad_______________________________________________
>> nikita-noark mailing list
>> nikita-noark at nuug.no
>> https://lists.nuug.no/mailman/listinfo/nikita-noark
> _______________________________________________
> nikita-noark mailing list
> nikita-noark at nuug.no
> https://lists.nuug.no/mailman/listinfo/nikita-noark