Sv: Arkivverket vil utvikle AI-løsning for epost-arkivering

[Martin Bould]

Jeg er ikke sikker på teknologien som skal brukes, men det bør bli mer portaler og skjemaer - søker av byggetillatelser så går du rett inn i byggesaken din og etterlater deg dokumentene dine der (du sender den ikke til martin.byggesaksbehandler at oslo.kommune.no) Eller gjør som du foreslår her

Retten eksisterer og bør eksistere, men opphavet til problemene er jo at
arbeidsplassen velger et rottent epostsystem som ikke legger opp til at
hver arbeidstaker skal bruke rollebaserte epostadresser.  Slike
rollebaserte epostadresser vil i utgangspunktet ikke være private og der
skal alt som kommer inn arkiveres.  Dvs. slutt å sende og motta
offisiell epost med ola.normann at etaten.no, bruk heller kun
postmottak at etaten.no, avdeling@, prosjekt@ og lignende.  Feil bruk må
slås hardt ned på til ryggmargsrefleksen sitter.  Dette fungerer med
papir, der misbruk av brevpapir og manglende arkivering av dokumenter en
har fått overlevert direkte i hånden slås ned på når det oppdages.

Jeg er helt enig at dersom man fortsetter å bruke e-post som kommunikasjonsform i jobbsammenheng så bør den være rollebasert slik du sier, og da kan den også styres rett inn i og fanges av fagsystemene.

Jeg mener vel at ansatte som mottar direkteadressert post strengt bør bruke sine private e-postkonti (uten tilknytning til arbeidsgiver, altså ikke som jeg gjør nå), mens alt annet er å anse som arbeidsgivers eiendom. På slutten av 1990-tallet var jeg på besøk i IT-avdelingen til et oljeselskap (vi er i 1996- 97) der var praksis at de ansatte kunne bruke sine fornavn.etternavn at oljeselskap.no adresser til private formål, men alt som gikk inn til og ut av disse postkassene var selskapets eiendom og ble sendt i kopi til en felles e-postkasse / arkiv som ble forvaltet av it-avdelingen der. Da risikerte man ikke at verdifulle e-poster for virksomheten forsvant bak den enkeltes behov for beskyttelse. Den enkelte medarbeider var kjent med spillereglene...

/martin B



Med vennlig hilsen

Martin Bould
Chief Consultant / Practice manager
990 24 972  /  22 34 80 00


>From my webmail






________________________________
Fra: nikita-noark-bounces at nuug.no <nikita-noark-bounces at nuug.no> på vegne av Petter Reinholdtsen <pere at hungry.com>
Sendt: søndag 9. mai 2021 11:15
Til: nikita-noark at nuug.no <nikita-noark at nuug.no>
Emne: Re: Arkivverket vil utvikle AI-løsning for epost-arkivering

[Martin Bould]
> Dette er en god ide for å løse det som bør være fangst av
> dokumentasjon fra gårsdagens saksbehandlingsproblem. På sikt bør man
> kutte ut saksbehandling i offentlig sektor gjennom direkteadressert
> delvis privatisert meldingsutveksling og tenke at alle oppgaver og
> kommunikasjon foregår i spesialiserte eller generelle flater med
> spesialiserte metadata.

Ikke sikker på at jeg forstår hva du mener, men hvis jeg gjør det så
tror jeg at ikke dette er en veldig god ide.  Snakker du her om
maskinlesbare API, webskjema eller mobil-app-er?

> Er det slik at det er en rett for den enkelte medarbeider å ha en
> personvernbeskyttet privat kommunikasjonsadresse i direkte tilknytning
> til arbeidet som forutsetter at den enkelte aktivt velger hva de
> ønsker å dokumentere basert på eget tilfeldig skjønn?

Retten eksisterer og bør eksistere, men opphavet til problemene er jo at
arbeidsplassen velger et rottent epostsystem som ikke legger opp til at
hver arbeidstaker skal bruke rollebaserte epostadresser.  Slike
rollebaserte epostadresser vil i utgangspunktet ikke være private og der
skal alt som kommer inn arkiveres.  Dvs. slutt å sende og motta
offisiell epost med ola.normann at etaten.no, bruk heller kun
postmottak at etaten.no, avdeling@, prosjekt@ og lignende.  Feil bruk må
slås hardt ned på til ryggmargsrefleksen sitter.  Dette fungerer med
papir, der misbruk av brevpapir og manglende arkivering av dokumenter en
har fått overlevert direkte i hånden slås ned på når det oppdages.

--
Vennlig hilsen
Petter Reinholdtsen
_______________________________________________
nikita-noark mailing list
nikita-noark at nuug.no
https://lists.nuug.no/mailman/listinfo/nikita-noark
-------------- next part --------------
An HTML attachment was scrubbed...
URL: https://lists.nuug.no/pipermail/nikita-noark/attachments/20210509/bdbfc469/attachment-0001.html