SV: Arkivverket vil utvikle AI-løsning for epost-arkivering

[Martin Bould]

Det har også vært min frustrasjon. Forvaltningen forsøker å gjøre ett problem tungvinte papirprosesser, ved å dytte inn RPA eller etablere avansert AI-baser OCR fortolkning i stedet for å se om prosessene kan digitaliseres på en annen måte . They want to digitze instead of digitalize. En kollega av meg var opptatt av Conways Law https://en.wikipedia.org/wiki/Conway%27s_law og det han beskriver - altså at en organisasjon kun er i stand til å utvikle noe som ligner på det som allerede er der er det grunnleggende problemet. Departementene skaffer klassiske sakarkiver og krever at fagsystemene integreres med hyllevare - uten å spørre hvilket arkivproblem som løses. De lar saksbehandlingen foregå via e-post og regner med at saksbehandlerne overfører dokumentene til et arkiv de ikke vet hva er eller har bruk for. Samtidig tror forvaltning at løsningen er å sentralisere oppgavene - samle arkivarene ett sted for å jobbe i ett system på samme måte som jeg jobbet i dagligarkiv i 1997. Så skal de forsøke å spare ressurser ved å erstatte manuelle oppgaver med RPA i stedet for å flytte utfordringene høyere opp i næringskjeden ved å la arkivarene forhåndsbestemme når "it moves" skjer og hva slags regler det innebærer - og deretter la arkiveringen automatiseres slik man slipper den manuelle journalføringen

/martin B

-----Opprinnelig melding-----
Fra: nikita-noark-bounces at nuug.no <nikita-noark-bounces at nuug.no> På vegne av Thomas Sødring
Sendt: søndag 9. mai 2021 13:28
Til: nikita-noark at nuug.no
Emne: Re: Arkivverket vil utvikle AI-løsning for epost-arkivering

Hei Martin,

Jeg tror jeg arvet Chris Hurly sin "What, if anything, is records
management" [1] fra deg. Jeg bruker den artikkelen fortsatt i dag.
Faktisk så er det den artikkelen jeg legger mest vekt på i løpet av
semesteret der jeg snakker om elektronisk dokumentasjonsforvaltning.
Alle de tingene han tar opp i 2003 der han ser tilbake de siste 40 årene
er like relevant. Jeg oppfatter at når han snakker om "re-enginering"
(rekonstruering) kontra "automation" (automatisering) så snakker han om
det jeg opplever som frustrerende med deler av forvaltningen i dag. Hos
noen forvaltningsorganer synes jeg at det er tydelig at de driver med
automatisering framfor rekonstruering. Det kan være pga av at når
forvaltningen endelig gjør prosessanalyse kontra kjøpe hyllevare så ser
de på prosessanalyse isolert ut ifra sitt fagperspektiv og ikke
nødvendigvis ser at andre kan ha bruk for data eller koble seg inn i
prosessen. I andre tilfeller endrer man prosesser hos organet for å
tilpasse hyllevaren selv om det har en negativ effekt.

Så har vi artikkelen på digi [2] som ønsker å gå tilbake til prosessene.
Hverken [2] eller maskinlæring er løsningen når dokumentfangsten /
prosessene ikke er orden. Og hyllevare gjør det vanskeligere. Det blir
en slags enten/eller. Kanskje vi burde se på data i bevegelse. Data som
er i bevegelse er det for en grunn og da bør arkivet være interessert å
se på hvorfor og hva. Husker ikke hvem som sa det, men for at en staten
skal ha penger i kassen så er en tilnærming "If it moves, tax it".
Kanskje gjøre noe lignende med dokumentasjon. "If it moves, record it".

Selv mistenker jeg at fasiten til denne løsningen kan alt være satt og
det vil ligne Capstone prosjektet fra USA. Man vil se på roller knyttet
til brukere i organisasjonen og leder kommunikasjon vil plukkes ut som
mer relevant.

Jeg tror Hurley tegner en bilde av organisasjoner som ikke er villig til
å se verdien i dokumentasjon og undergraver dokumentasjonsforvaltningen.
Jeg mistenker at IA også undergraver dokumentasjonsforvaltningen og
framover kan manglende dokumentasjon / digital demens være pga av at
maskinlæringen ikke gjorde jobben sin framfor at en saksbehandler ikke
gjorde jobben sin.

Jeg synes jeg har snakket med veldig få mennesker som synes
dokumentasjon har verdi. Det virker som om mange har en "kast over
gjerdet" mentalitet der når saken er ferdig må det til arkivet og
arkivet er et svart hull de ikke bryr seg om. Det virker som IA også
følger den gamle tankeprosessen. Skredet i Gjerdrum tror jeg er et godt
eksempel på at plutselig så kan dokumentasjon fra noen år tilbake være
viktig og faktisk ha verdi. Her ser jeg at prosess vil gi en bestemt
innsikt, mens maskinlæring kan gi et annet innsikt.

  - Thomas

[1]
https://bridges.monash.edu/articles/conference_contribution/What_if_anything_is_records_management/4004529

[2]
https://www.digi.no/artikler/debatt-vil-virkelig-manglende-arkivering-av-epost-bli-et-hull-i-nasjonens-minne/509698

On 5/9/21 9:49 AM, Martin Bould wrote:
> Dette er en god ide for å løse det som bør være fangst av dokumentasjon fra gårsdagens saksbehandlingsproblem. På sikt bør man kutte ut saksbehandling i offentlig sektor gjennom direkteadressert delvis privatisert meldingsutveksling og tenke at alle oppgaver og kommunikasjon foregår i spesialiserte eller generelle flater med spesialiserte metadata.
>
> Er det slik at det er en rett for den enkelte medarbeider å ha en personvernbeskyttet privat kommunikasjonsadresse i direkte tilknytning til arbeidet som forutsetter at den enkelte aktivt velger hva de ønsker å dokumentere basert på eget tilfeldig skjønn?
>
> Med hilsen
>
> Martin Bould
> Ciber Norge AS
> Telefon 99024972
> Sendt fra telefonen min
>
>> 9. mai 2021 kl. 01:55 skrev Thomas Gramstad <thomas.gramstad at ub.uio.no<mailto:thomas.gramstad at ub.uio.no>>:
>>
>> Arkivverket vil utvikle AI-løsning for epost-arkivering:
>>
>> Pilotprosjekt skal løse Arkivverkets store e-postutfordring
>> https://www.arkivverket.no/nyheter/pilotprosjekt-skal-lose-arkivverkets-store-e-postutfordring
>>
>> Mvh,
>>
>> Thomas Gramstad_______________________________________________
>> nikita-noark mailing list
>> nikita-noark at nuug.no<mailto:nikita-noark at nuug.no>
>> https://lists.nuug.no/mailman/listinfo/nikita-noark
> _______________________________________________
> nikita-noark mailing list
> nikita-noark at nuug.no<mailto:nikita-noark at nuug.no>
> https://lists.nuug.no/mailman/listinfo/nikita-noark
_______________________________________________
nikita-noark mailing list
nikita-noark at nuug.no<mailto:nikita-noark at nuug.no>
https://lists.nuug.no/mailman/listinfo/nikita-noark

-------------- next part --------------
An HTML attachment was scrubbed...
URL: https://lists.nuug.no/pipermail/nikita-noark/attachments/20210510/0269e04d/attachment-0001.htm